Quantcast
Features

Je eigen festival organiseren is makkelijker dan je denkt

We vroegen drie organisatoren van DIY-festivals om tips.

Caine Roland


still uit aftermovie Vogelpop 2014

We zeiden het al: het gouden festivaltijdperk is voorbij. Festivals worden saaier, omdat ze steeds meer op elkaar gaan lijken, maar ook omdat ze steeds exclusiever worden, met VIP-pakketten en dure wigwams of bungalows.

Niet gek dus dat er steeds vaker wordt geklaagd over line-ups, duur eten en bier (dat inmiddels richting de drie euro gaat). Maar als het allemaal zo kut is, dan doe je het toch lekker zelf? Stel een line-up samen, kies een locatie, zet wat wc’s neer. Zo moeilijk is het allemaal niet, als we de organisatoren van DIY-festivals in Nederland mogen geloven.

Brian van Beek is een van de oprichters van het elektronische muziekfestival TAG: in Son en Breugel, dat in 2010 begon om geld op te halen voor een goed doel. RosRock was vijfentwintig jaar geleden nog gewoon het verjaardagsfeestje van Adriaan van der Zalm in zijn achtertuin in Rossum, en groeide uit tot een festival onder de appelbomen met dit jaar onder andere Death Alley en Peter Pan Speedrock op de line-up. Pim van der Wardt uit Ansen gaf negen jaar geleden een eindexamenfeest, vooral om ergens met zijn band te kunnen spelen. Dit jaar verwacht zijn festival Vogelpop tegen de duizend bezoekers.


Besef waar je altijd over zit te zeuren

Klagen is bij uitstek een Hollandse traditie. Daar hoef je je niet voor te schamen: klagen is prima. Zo weet je tenminste waar je een hekel aan hebt en hoe je het anders zou willen. In het geval van je eigen festival is dat een perfect startpunt. Besef waar je elk jaar over zeikt als je op Lowlands, Mysteryland of Huntenpop bent. Vind je het onterecht dat je meebetaald aan Muse? Vind je zes munten voor een wagyuburger met wasabimayo krankzinnig veel? Vind je mensen met bloemenkransen die selfies maken irritant? Prima: op je eigen festival kun je deze dingen prima verbannen.

De drie organisatoren geven aan dat het slim is om goed na te denken over je line-up. TAG: begon als rockfestival, maar merkte dat elektronische muziek het eigenlijk veel beter deed, dus zijn ze overgestapt. Op RosRock doen onbekende rockbands het juist erg goed, maar Adriaan geeft wel aan dat het goed is om als nieuw festival een duidelijk concept te hebben: “Als je een beetje van alles wat doet, snapt je publiek het niet. Een combinatie van jazz, metal, reggae en punk kan wel werken op een groter festival, maar je kunt er beter niet mee beginnen.”

De veranda is het hoofdpodium en de barbecue in de tuin je foodtruck

Alle drie de organisatoren zijn het erover eens: de beste locatie voor je festival is je achtertuin, of in elk geval een stuk eigen terrein. Vogelpop heeft een grote achtertuin en bouwt daar een podium, TAG: heeft een stuk boerenland waar het festival gehouden wordt en RosRock heeft twee podia – een in de fruitboomgaard en een op de veranda aan hun huis. Maak gebruik van wat je hebt, zeggen ze, anders maak je het jezelf onnodig moeilijk. Op je eigen terrein heb je vaak geen vergunningen nodig. Het grote voordeel is dat je dan niet hoeft te dokken en geen maanden zit te wachten op goedkeuring. Daarnaast zijn er op je eigen terrein een stuk minder regels voor alcohol. Uiteraard mag je nog steeds geen drank schenken aan minderjarigen, maar dat is het dan wel.


Je maakt geen kans als je maar drie vrienden hebt

Je gaat je maten heel hard nodig hebben: voor advies, ideeën, spullen, een netwerk, hun twee handen en natuurlijk voor de gezelligheid. In het begin zullen veel functies elkaar nog overlappen, maar je hebt sowieso mensen nodig voor de opbouw, productie, PR, horeca, catering, begeleiding, transport, schoonmaak en een vliegende keep. Het is goed om een to do-lijstje te maken met alle dingen die je festival nodig heeft. Zo voorkom je dat er geen versterkers zijn, omdat je dacht dat de band die zelf wel mee zou nemen. Adriaan: “Als je voor het eerst een festival organiseert, maak dan een draaiboek met alles wat je wil en nodig hebt. Zulke draaiboeken of lijstjes zijn ook online te vinden. Het is al een keer uitgedacht, maak daar dus gebruik van.”


Goedkoop spullen regelen

Je netwerk is je grootste vriend. De meeste mensen hebben geen enorm budget, maar dat is creatief op te lossen. Wie weet heb je vrienden die in een café werken en die goedkoper bier voor je kunnen scoren, misschien wil je moeder wel even de frituur aanzetten, zijn ze in de buurt aan het verbouwen en hebben ze hout over, kent je beste maat iemand die goed is met een hamer en rijdt de buurman rond in een busje dat wel even wat kan vervoeren. Zo heeft Pim het eerste jaar met vrienden een podium gebouwd van afvalmateriaal. “Verder kwamen de bandjes en dj’s voor niks, dat waren mensen die we via via kenden. Het enige waar we zelf in hebben geïnvesteerd, was bier voor de artiesten.”

De meeste festivals heffen vooraf entree, dat is het fijnst voor de organisatie, zegt Brian. “Hoe eerder je het geld hebt, hoe eerder je bands kunt boeken en inkopen kunt doen. Daarnaast weet je alvast een beetje hoeveel mensen je kunt verwachten.” Andere manieren om aan geld te komen zijn entree heffen aan de poort, parkeergeld heffen, of vragen om een donatie. “Het werkt goed om aan veel mensen een beetje hulp, materiaal of geld te vragen,” zegt Adriaan. Vogelpop en RosRock krijgen geld binnen door het heffen van entree, en aangezien TAG: een gratis festival is, vragen zij geld voor parkeren, de camping en de toiletten. Entreegeld vragen om uit de kosten te komen mag, winst maken officieel niet. Tenzij je een bedrijf of stichting hebt, maar dan draag je BTW en belastingen af.

Voorbereidingen

De grotere festivals doen er maanden over om alles op poten te zetten. Vaak beginnen ze alweer te kijken naar de volgende editie voordat het feest dat jaar geweest is. Als klein festivalletje kost het minder geregel; je kunt het in een paar weken opzetten. De eerste editie van TAG:, toen nog Rocking to India, werd in drie weken uit de grond gestampt. Dat kan niet zonder creativiteit en een netwerk. Bovendien waren ze er fulltime mee bezig. Dingen die langer duren, zijn het verzamelen van alle spullen die je nodig hebt, het bouwen van het podium, eventuele vergunningen en de promotie. Qua promotie kom je met social media al heel ver, en het is gratis, zegt Brian. Mond-tot-mondreclame werkt ook, maar dat kan allemaal niet een paar dagen van tevoren.

Kut, kut, kut! Iedereen zegt af en de wc stroomt over

Er gaat altijd iets fout: een artiest komt niet opdagen, het programma loopt uit, je hebt het aantal bezoekers verkeerd ingeschat, de stroom valt uit, en iemand breekt zijn arm. Volgens de pro’s moet je je niet uit het veld laten slaan en flexibel blijven. Adriaan weet dat er vaak problemen ontstaan waar je niks aan kunt doen, zoals het weer. Dat is simpel opgelost: als het 38 graden wordt, regel je een sproeier en laat je bezoekers hun waterpistool meenemen. Pim is dat met hem eens: “Een van de edities kwamen er duizend mensen opdagen, in plaats van de zeshonderd die we hadden verwacht. Toen moesten de dixi’s leeggezogen worden, daar hebben we met spoed iemand voor gebeld. En het eten was op, dus bracht een pizzeria honderd pizza’s.”


Houd je papa en mama tevreden

Je zult waarschijnlijk geen geld hebben om een schoonmaakbedrijf in te huren, zoals RosRock tegenwoordig kan. Dus trek wat vrienden aan hun haar, pak een vuilniszak en raap alle peuken uit het gras: zo doen ze dat op Vogelpop ook. Zeker als je in je eigen achtertuin een festival houdt, zul je mensen (papa en mama waarschijnlijk) tevreden moeten houden. De organisatoren zijn het met elkaar eens: een festival organiseren kost veel tijd. Daarom moet je het leuk vinden om te doen. Brian: “Op het moment dat mensen naar buiten lopen, je een hand geven en je bedanken voor het weekend, dan weet je dat je het goed gedaan hebt. Maar het is natuurlijk ook fijn om uit de kosten te komen, haha.”

Check ook festivals.vice.com voor al je ronkende festivalverhalen, winacties voor tickets, fotoreportages en meer.